Politique de confidentialité
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX
FLAIR RH s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels elle a accès. Afin de porter à l’attention des Clients (et de leurs Employés) et des Visiteurs les pratiques de confidentialité mises en place, FLAIR RH a mis sur pied cette politique de confidentialité (la Politique de confidentialité), laquelle résume notamment : (i) les types de Renseignements personnels colligés; (ii) les raisons pour lesquelles FLAIR RH recueille ces Renseignements personnels; (iii) les manières dont FLAIR RH les utilise et les protège; et (iv) les circonstances en vertu desquelles ces Renseignements personnels sont partagés à l’extérieur de FLAIR RH lorsque requis ou permis aux termes des lois applicables. Cette Politique de confidentialité décrit également les décisions qui peuvent être prises relativement à la collecte, à l’accès, à l’utilisation et à la conservation des Renseignements personnels.
Voici les différentes sections de notre Politique de confidentialité :
Définitions et interprétation
Collecte et utilisation des Renseignements personnels
Partage des Renseignements personnels colligés
Conservation des Renseignements personnels
Mesures de sécurité mises en place
Sites Internet de tiers
Accès, correction et suppression des Renseignements personnels
Modification à cette Politique de confidentialité
Contacter FLAIR RH
En acceptant les Services offerts par FLAIR RH et/ou en consultant son Site Web www.flairrh.ca ou www.flairrh.com, vous consentez expressément à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos Renseignements personnels conformément à la présente Politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec cette Politique de confidentialité, votre seule alternative est de ne pas utiliser les Services ou accéder au Site public, selon le cas.
2. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION
2.1 Dans cette Politique de confidentialité, les termes ci-dessous ont les significations suivantes :
Candidats signifie des Personnes physiques avec lesquelles FLAIR RH peut interagir dans le cadre des Services de recrutement rendus à un Client ou afin de combler une Offre d’emploi chez FLAIR RH.
Client signifie chacune des Personnes qui ont conclu un contrat de service avec FLAIR RH suivant lequel FLAIR RH fournit les Services convenus, incluant leurs Personnes autorisées.
Consultants désigne les travailleurs autonomes, consultants externes et autres fournisseurs externes pouvant être retenus par FLAIR RH afin de fournir les Services au Client, que peu importe que ceux-ci s’affichent au Client comme étant des employés de FLAIR RH ou des sous-traitants retenus par FLAIR RH dans le cadre des Services.
Employés signifie les employés d’un Client, ainsi que ses consultants externes et travailleurs autonomes, le cas échéant, dont les dossiers d’employés peuvent être gérés par FLAIR RH dans le cadre des Services fournis au Client.
FLAIR RH désigne collectivement FLAIR RH inc, ses Personnes autorisées et les Consultants avec lesquels FLAIR RH inc. fait appel pour offrir ses services.
Offre d’emploi désigne toute ouverture de poste à combler au sein d’un Client employeur pour laquelle FLAIR RH offre des Services de recrutement ou encore une ouverture de poste à combler au sein de FLAIR RH.
Personne désigne un individu, une société, un partenariat, une société à responsabilité illimitée, une autorité gouvernementale, une organisation non constituée en société, une fiducie, une association ou toute autre entité.
Personnes autorisées signifie collectivement les administrateurs, dirigeants, employés, agents, contractants, mandataires et ayant-droits d’une Partie.
Renseignements personnels signifie toute information concernant un individu identifiable et pouvant l’identifier directement ou indirectement, incluant, mais sans s’y limiter, toute coordonnée, toute adresse (civique ou courriel), toute photo ou vidéo et toute adresse de protocole Internet, ainsi que les renseignements composant le dossier des Employés auxquels FLAIR RH peut avoir accès, de même que les renseignements fournis par les Candidats.
Services signifie collectivement les services pouvant être fournis par FLAIR RH, directement ou par l’entremise de Consultants, à ses Clients, notamment : (i) les services de conseil et d’assistance en matière de ressources humaines (RH) en entreprise (les Services d’accompagnement RH); (ii) les services en matière de recrutement, notamment offerts dans le cadre de toute Offre d’emploi (les Services de recrutement); ainsi que les services connexes à ceux-ci.
Site Web signifie le site Internet de FLAIR RH disponible au www.flairrh.ca ou www.flairrh.com ou toute autre adresse URL, accessible aux Visiteurs.
Témoins désigne les petits fichiers texte qui sont placés sur le disque dur des appareils, le cas échéant, lorsqu’une personne accède au Site web, lesquels peuvent soit être temporaires et disparaître lorsque ces appareils sont fermés, soit être permanents et demeurer même après la fermeture de ces appareils.
Visiteur signifie toute personne naviguant sur le Site web, incluant tout Candidat qui consulte ou répond à une Offre d’emploi diffusée sur le Site web.
2.2 À moins que le contexte ne requière autrement : (i) les variations grammaticales de tout terme défini dans la présente ont une signification similaire; et (ii) le singulier inclut le pluriel, et le masculin inclut le féminin, et vice versa.
3. COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de la fourniture de ses Services, FLAIR RH colligera et/ou traitera divers Renseignements personnels au sujet de Personnes physiques, incluant des Employés et des Candidats. FLAIR RH colligera également des Renseignements personnels sur tout Visiteur lorsque celui-ci accédera au Site web ou contactera autrement FLAIR RH. Dans tous les cas, ces Renseignements personnels sont colligés et utilisés qu’aux seules fins décrites dans cette Politique de confidentialité, sujet aux obligations imposées et aux droits conférés à FLAIR RH dans les lois applicables.
3.1 Renseignements recueillis par FLAIR RH
Renseignements personnels des Employés. Dans le cadre des Services d’accompagnement RH fournis à un Client, FLAIR RH peut recueillir les Renseignements personnels d’Employés du Client qui sont nécessaires pour lui permettre de fournir les Services. Les renseignements personnels ainsi recueillis varient selon la nature exacte des Services fournis par FLAIR RH au Client, mais peuvent notamment inclure: le nom, le prénom, la date de naissance, le numéro de téléphone, l’adresse (courriel et civique), l’état (civil et matrimonial), la date d’entrée en fonction et le titre du poste, le numéro d’assurance sociale, le salaire, les contacts d’urgence et les conditions médicales, le dossier disciplinaire, etc. Lorsque FLAIR RH recueille des Renseignements personnels d’Employés dans le contexte des Services d’accompagnement RH, il agit à titre de sous-traitant et non pas à titre de responsable du traitement des Renseignements personnels d’Employés. Les Renseignements personnels d’Employés recueillis par FLAIR RH le sont conformément aux instructions reçues du Client à cet effet.
Évaluations psychométriques. Dans le cadre de certains Services précis fournis à un Client, FLAIR RH peut avoir accès à des Renseignements personnels obtenus dans le contexte d’une évaluation psychométrique à propos d’un Employé ou d’un Candidat, lesquels Renseignements personnels peuvent être utilisés afin d’établir un profil psychométrique sur la Personne en question. Advenant ce cas, FLAIR RH n’utilisera les Renseignements personnels qu’aux seules fins d’analyse de l’évaluation psychométrique dans le cadre de l’évaluation du Candidat pour combler l’Offre d’emploi.
Commentaires, demandes d’informations et de références. Advenant qu’une Personne contacte FLAIR RH pour obtenir des informations sur les Services ou sur tout autre sujet, FLAIR RH devra recueillir ses coordonnées (notamment son nom, numéro de téléphone et adresse courriel). Ces renseignements sont requis pour permettre à FLAIR RH de communiquer avec cette Personne, de déterminer si les Services sont disponibles et de répondre aux requêtes, commentaires ou demandes d’informations soumises. Cette Personne peut également fournir des Renseignements personnels supplémentaires, notamment lorsqu’elle fait des commentaires, des requêtes ou des suggestions.
Service à la clientèle. Dans l’éventualité où une Personne communique avec le service à la clientèle de FLAIR RH, FLAIR RH aura alors accès aux renseignements communiqués ou autrement divulgués, incluant les coordonnées, de même que toute question posée ou tout commentaire et remarque formulés. Dans le cas d’un Client, FLAIR RH aura également accès aux renseignements du Client accessibles afin d’offrir les Services, qui peuvent être utilisés afin de répondre à la communication du Client. FLAIR RH colligera ensuite les renseignements requis pour (i) catégoriser la communication; (ii) répondre à toute requête ou demande d’informations ou à tout commentaire; (iii) envoyer toute information demandée; et (iv) enquêter sur toute violation de la Politique de confidentialité ou des autres modalités applicables. Comme décrit plus en détail à la section Accès, correction et suppression des renseignements personnels, tout Employé doit contacter son employeur, c’est-à-dire le Client approprié, et non FLAIR RH, si cet Employé a des questions relatives à l’utilisation que fait un Client de ses Renseignements personnels; si cet Employé contacte le service à la clientèle de FLAIR RH, celui-ci le redirigera vers le Client approprié.
Marketing et médias sociaux. FLAIR RH pourrait souhaiter fournir des informations sur ses Services. À cet égard, FLAIR RH pourrait utiliser l’adresse courriel ou autres coordonnées que tout Client, Candidat ou Visiteur peut fournir de temps à autre à FLAIR RH, et ce, afin de communiquer des informations sur de nouveaux services ou fonctions, ou d’envoyer des nouvelles et des informations relatives aux Services existants. Ces communications seront transmises conformément aux lois applicables, et tout destinataire pourra retirer son consentement à tout moment, comme indiqué à la section Accès, correction et suppression des renseignements personnels. Notez que FLAIR RH ne vend ni ne partage aucun Renseignement personnel à des tiers à des fins de marketing, et qu’aucune initiative de marketing n’est destinée, ne vise ou ne concerne des Employés.
FLAIR RH partage sur des réseaux sociaux des renseignements à son sujet et à celui de ses Services. Toute personne qui interagit avec les publications de FLAIR RH sur des réseaux sociaux peut voir ses Renseignements personnels colligés et traités. Toute personne doit réviser les paramètres de confidentialité applicables à ces réseaux sociaux et prendre connaissance des pratiques de gestion des renseignements personnels de ceux-ci.
Advenant que FLAIR RH collige des renseignements disponibles sur des réseaux sociaux, alors telle collecte se fera sur une base agrégée et anonymisée et pour des fins licites seulement. Notez que l’utilisation des médias sociaux par FLAIR RH n’a pas pour but d’en apprendre davantage sur, d’être ajoutée par ou de suivre des Employés, mais plutôt d’en apprendre davantage sur ses Clients (actuels et potentiels).
Témoignages et matériel promotionnel. Advenant qu’un Client ou que toute autre personne souhaite (ou accepte) de témoigner ou de rendre autrement une opinion, une photo ou tout autre matériel disponible en ligne concernant son appréciation des Services, alors FLAIR RH pourra publier ce matériel promotionnel sur son Site Web ou sur tout autre média social, et pourra inclure le nom ou pseudonyme et toute autre information que ce Client ou personne aura accepté de divulguer. Tels Client ou autre personne peuvent par la suite et à tout moment demander que ce matériel ou ces autres Renseignements personnels soient retirés du Site Web et de tout autre média social.
Collecte des candidatures. Dans le cadre des Services de recrutement, FLAIR RH collige les Renseignements personnels qui lui sont fournis volontairement, lorsqu’un Candidat répond à une Offre d’emploi via le Site Web. Cette candidature est volontaire, et tout Candidat choisit les renseignements qu’il souhaite soumettre à FLAIR RH; ceux-ci peuvent inclure le nom complet, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et le C.V. Les Renseignements personnels soumis ne seront partagés qu’aux Personnes autorisées de FLAIR RH et/ou de son Client, le cas échéant, ayant besoin de prendre connaissance de ces renseignements : (i) pour évaluer et vérifier les qualifications, les connaissances, les compétences et l’expérience des candidats; (ii) pour procéder à des vérifications des références et des antécédents et autrement pour vérifier les renseignements communiqués à FLAIR RH; (iii) pour communiquer avec les Candidats; et (iv) pour améliorer le processus de recrutement.
En plus d’afficher des Offres d’emploi des Clients sur le Site Web, FLAIR RH peut également recueillir des candidatures déposées par des Candidats sur des Sites d’Offres d’emploi affichées sur des plateformes externes de recrutement et de recherche d’emploi, lorsque celles-ci sont gérées par FLAIR RH dans le cadre des Services de recrutement fournis à un Client, peu importe que l’Offre d’emploi soit affichée comme étant au nom de FLAIR RH, ou encore au nom du Client en question. Dans ces deux cas, FLAIR RH recueillera également les Renseignements personnels fournis par le Candidat qui postule sur l’Offre d’emploi, de la même façon que si l’Offre d’emploi était affichée sur le Site Web. Toutefois, les Offres d’emplois publiées sur des sites Internet et plateformes externes peuvent également être assujetties aux politiques de confidentialité et conditions d’utilisation de ces sites Web et plateformes externes. Il est fortement recommandé à toute personne, lorsqu’applicable, de réviser les conditions d’utilisation et les politiques propres à ces sites Internet de tiers, FLAIR RH n’étant pas responsable du contenu ou des pratiques de ceux-ci.
Dans certains cas, FLAIR RH peut également contacter directement des Candidats via des plateformes externes lorsque FLAIR RH croit qu’une Offre d’emploi pourrait intéresser un Candidat potentiel. Dans ce cas, les Renseignements personnels recueillis auprès de tel Candidat seront les mêmes que si le Candidat avait d’emblée répondu à une Offre d’emploi, via le Site Web ou une plateforme externe, à savoir le nom complet, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et le C.V. de tel Candidat, et seront traités de la même façon.
3.2 Collecte de Renseignements personnels pour les Clients
Certains Services rendus par FLAIR RH peuvent exiger des Clients qu’ils fournissent les Renseignements personnels de leurs propres Employés ou d’autres Personnes. Lorsque FLAIR RH recueille et utilise des Renseignements personnels sur instruction d’un Client, FLAIR RH agit en tant que fournisseur de services pour ce Client, et traite les Renseignements personnels recueillis en son nom.
FLAIR RH compte sur ses Clients pour se conformer à toutes les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels lors de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels par le biais des services, y compris en obtenant le consentement approprié auprès de ses Employés ou autres Personnes avant de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels par le biais des services. Lorsque la loi l’exige, FLAIR RH signe des accords encadrant ce partage de renseignements personnels.
Si une Personne a des questions concernant les renseignements personnels que FLAIR RH traite au nom d’un Client, cette Personne doit contacter directement le Client concerné et/ou consulter sa politique de protection des renseignements personnels.
3.3 Témoins et d’autres formes de technologies de suivi
Lorsqu’un Visiteur navigue sur le Site Web, certains renseignements, incluant des Renseignements personnels (tels que les renseignements généraux sur son navigateur, l’adresse de protocole Internet, les interactions avec le Site public et tout autre renseignement décrit ci-dessous), peuvent être colligés par des moyens automatisés, tels que par les Témoins et autres formes de technologies suivantes :
Témoins processus : Ces Témoins permettent au Site public de fonctionner correctement (en rendant possible le suivi des demandes), d’assurer l’intégrité des pages Internet et de permettre aux Visiteurs de naviguer d’une page à l’autre.
Témoins statistiques : Ces Témoins colligent des données, comme la date et l’heure auxquelles le Site public a été utilisé pour la dernière fois et la fréquence des utilisations, les pages ou le contenu consulté(es) et la façon dont le Site public a été utilisé, les renseignements fournis et les fonctions des systèmes d’exploitation et les informations de connexion (ex. adresse de protocole Internet). Ces renseignements sont colligés à des fins de statistique et d’analyse, notamment pour déterminer la fréquence à laquelle le Site public et certaines pages sont visités, et quels types de fonctions et de contenu semblent être les plus intéressants. Ces renseignements aident FLAIR RH à améliorer son Site Web, en fonction des besoins et des intérêts identifiés.
D’autres formes de technologies peuvent également être utilisées à des fins similaires. Les Témoins et les autres formes de technologies peuvent être bloqués, à moins d’être requis pour permettre au Site Web de fonctionner correctement. Ainsi, alors qu’il est possible de bloquer les Témoins statistiques, il en est autrement pour les Témoins processus, ceux-ci étant essentiels pour garantir le bon fonctionnement du Site Web. Cependant, même s’ils ne peuvent pas être bloqués sans affecter la capacité d’utiliser les Services, ces Témoins sont de nature temporaire, et disparaîtront donc lors de la fermeture du logiciel de navigation ou lorsque les appareils électroniques seront fermés.
De nombreux navigateurs web vous permettent de gérer vos préférences en matière de Témoins. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il refuse les Témoins ou en supprime certains. Il se peut que vous puissiez gérer d’autres technologies de suivi de la même manière. Cependant, dans un tel cas, vous pourriez avoir de la difficulté à naviguer sur le Site Web ou à utiliser certaines fonctions de celui-ci.
Google Analytics peut colliger des données sur les interactions de tout Visiteur avec le Site Web. Ces renseignements seront ensuite traités et mis à jour à chaque fois que le Visiteur interagit avec le Site public. Pour ce faire, Google Analytics placera des codes sur le Site public, ce qui permettra à Google Analytics de voir les informations qui ont été consultées, ainsi que le navigateur, l’appareil et le dispositif utilisés. Les renseignements ainsi colligés peuvent être partagés (en tout ou en partie) avec FLAIR RH afin que FLAIR RH puisse mettre à jour, améliorer ou autrement optimiser le Site Web, ou développer de nouveaux services. Veuillez consulter le site http://www.google.com/policies/privacy/partners pour savoir comment Google Analytics utilise ces informations.
4. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS
FLAIR RH ne vend pas, n’échange pas et ne loue pas de Renseignements personnels. De plus, aucun Renseignement personnel n’est partagé ou divulgué à des tiers, ni utilisé par ceux-ci à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été colligés, le tout tel que plus amplement décrit dans la présente politique, à moins que cela soit requis ou autorisé par la loi ou à moins qu’un consentement valable n’ait été obtenu, le cas échéant.
Sous réserve des exceptions décrites dans cet Article 4, FLAIR RH ne partagera pas les Renseignements personnels des Employés d’un Client auxquels elle peut avoir accès dans le cadre des Services d’accompagnement RH fournis à ce Client, ni ceux d’un Candidat obtenus dans le cadre des Services de recrutement.
4.1 Services de recrutement
Si un Candidat ayant répondu à une Offre d’emploi n’est pas embauché par le Client pour lequel l’Offre d’emploi a été publiée, FLAIR RH peut, avec la permission du Candidat, conserver les Renseignements personnels de celui-ci recueillis dans le cadre du processus de sélection afin de lui transmettre d’autres Offres d’emploi pouvant l’intéresser. Dans ce cas, les Renseignements personnels ainsi recueillis seront conservés conformément à l’Article 5 « Conservation des Renseignements personnels ».
4.2 Partage effectué dans le cadre de la fourniture des Services
Les Renseignements personnels recueillis par FLAIR RH (incluant les Renseignements personnels d’Employés auxquels FLAIR RH peut avoir accès dans le cadre des Services) peuvent être divulgués aux partenaires de FLAIR RH qui facilitent la fourniture de tout Service ou de l’accès au Site public, en assistant FLAIR RH dans le maintien et dans le développement de ses Services, notamment en offrant des services de développement logiciel, d’hébergement de données et de copies de sauvegarde, de facturation et de marketing, ou encore lorsque FLAIR RH sous-traite la fourniture de Services à des Consultants. Toute divulgation, le cas échéant, sera limitée aux Personnes ayant besoin d’en prendre connaissance et après s’être assuré que les mesures (contractuelles et autres) aient été mises en place afin d’assurer la protection des Renseignements personnels partagés.
4.3 Partenaires du Client
À la demande du Client, FLAIR RH peut parfois interagir avec des tiers externes afin d’intégrer les Services à d’autres services offerts par ces tiers au bénéfice du Client. Dans ce cas, il peut être nécessaire de communiquer des Renseignements personnels avec de tels tiers. FLAIR RH procédera seulement à une telle communication à la demande expresse d’un Client, et le traitement des Renseignements personnels ainsi communiqués sera assujetti aux politiques et pratiques de confidentialité du tiers partenaire du Client.
4.4 Transaction commerciale
Certains Renseignements personnels peuvent être rendus accessibles à un acheteur potentiel (ou autre entité) dans le cadre d’une transaction commerciale ou d’une réorganisation corporative, le tout si telle communication est nécessaire pour procéder à la vente ou à toute autre transaction, et pour autant que telle divulgation soit effectuée en pleine conformité avec les lois applicables (en l’absence d’exigence spécifique avec cette Politique de confidentialité).
4.5 Respect des lois
Des renseignements personnels peuvent être utilisés et divulgués si FLAIR RH (agissant de manière raisonnable) croit qu’une telle utilisation ou divulgation est nécessaire (i) pour se conformer aux lois applicables, à une procédure légale ou à une demande gouvernementale; (ii) pour protéger ses droits; ou (iii) pour atteindre tout autre objectif énoncé dans les lois applicables autorisant ou exigeant la divulgation de Renseignements personnels.
5. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sous réserve des lois applicables, FLAIR RH conservera et entreposera les Renseignements personnels à des fins d’utilisation et de divulgation compatibles avec la présente Politique de confidentialité, et ce, aussi longtemps que nécessaires pour réaliser les fins décrites à la présente. À cet effet, FLAIR RH peut conserver et entreposer des Renseignements personnels après que les fins spécifiques pour lesquels ceux-ci ont été colligés aient été complétés si cela est raisonnablement nécessaire : (i) pour se conformer aux lois applicables ou pour prévenir toute infraction; (ii) pour résoudre tout différend; et (iii) pour assurer la mise en œuvre de cette Politique de confidentialité ou autrement préserver les droits de FLAIR RH. Lorsque ces renseignements ne seront plus requis, ceux-ci seront effacés.
FLAIR RH est une entreprise québécoise, et opère au Québec, à l’aide de serveurs et d’infrastructures situés au Québec. Cependant, afin de nous permettre de fournir nos Services, FLAIR RH peut faire affaire avec des fournisseurs de services tiers qui peuvent être situés ailleurs qu’au Québec. Ainsi, tout traitement de renseignements personnels effectué par un tel fournisseur de services peut être fait à l’extérieur du Québec, notamment dans une autre province canadienne ou aux États-Unis, aux fins décrites dans la présente Politique. Les lois en matière de protection des renseignements personnels de ces juridictions peuvent différer des lois canadiennes et québécoises en matière de protection des renseignements personnels. Les mesures raisonnables, contractuelles ou autres, que FLAIR RH peut prendre pour protéger les Renseignements personnels pendant qu’ils sont traités ou manipulés par ces fournisseurs de services sont assujetties aux exigences légales étrangères applicables, notamment les exigences licites de communiquer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales et autorités policières, dans certaines circonstances. En communiquant ses Renseignements personnels dans le cadre des Services offerts par FLAIR RH, toute Personne consent à un tel transfert et hébergement.
Pour plus d’information à l’égard des politiques et des pratiques de FLAIR RH relativement au transfert et au traitement de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et/ou du Canada, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de FLAIR RH de l’une ou l’autre des façons décrites à la section Contacter FLAIR RH de la présente Politique.
6. MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE
6.1 FLAIR RH déploie des mesures raisonnablement requises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Renseignements personnels. À cet effet, FLAIR RH a notamment mis en place ou met présentement en œuvre les mesures suivantes :
6.1 Sécurisation des données en transit : Chaque fois que le Site Web est consulté, la technologie Secure Sockets Layer (SSL) protège les Renseignements personnels à l’aide de l’authentification du serveur et du cryptage des données. Aucun Renseignement personnel ne sera communiqué avant l’activation de cette technologie, laquelle peut être confirmée en regardant : un navigateur, laquelle affichera alors dépendamment du navigateur un cadenas à gauche de l’adresse du site Internet (URL); et (ii) l’adresse URL ou la barre d’adresse du navigateur, dans lesquelles les premiers caractères devraient passer de « http » à « https ».
6.2 Sécurisation des données au repos : Les Renseignements personnels sont chiffrés lorsqu’ils sont au repos. Les Renseignements personnels des Employés sont également chiffrés par FLAIR RH lorsqu’ils sont au repos.
6.3 Accès limité : Toute Personne autorisée ou Consultant de FLAIR RH pouvant accéder aux Renseignements personnels détenus sur un Client et/ou ses Employés dans le cadre des Services fourni à celui-ci est sensibilisée quant aux mesures de sécurité à prendre pour protéger les Renseignements personnels.
6.4 Centres de données sécurisés : Les fournisseurs cloud utilisés par FLAIR RH utilisent différentes mesures de sécurité afin de protéger les renseignements personnels qu’ils hébergent.
6.2 Nonobstant ce qui précède, tout Client et toute autre personne doivent garder en tête de ce qui suit :
6.2.1 CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES : MÊME SI FLAIR RH UTILISE DES TECHNOLOGIES DE QUALITÉ MARCHANDE ET QUI SONT ADAPTÉES À LA FOURNITURE DES SERVICES, TOUTE PLATEFORME ÉLECTRONIQUE ET TOUT SERVEUR – COMME TOUTE AUTRE FORME DE FICHIER – N’EST PAS INFAILLIBLE NI ENTIÈREMENT À L’ABRI D’ÉVÉNEMENTS IMPRÉVISIBLES OU DE FORCE MAJEURE, DE CYBERATTAQUES OU D’UTILISATIONS ET D’ACCÈS NON AUTORISÉS, ET TOUT CLIENT, CANDIDAT OU VISITEUR, DE MÊME QUE TOUTE AUTRE PERSONNE, DOIVENT ÊTRE CONSCIENTS QU’IL Y A UN RISQUE ASSOCIÉ À LA TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DE TOUTE DONNÉE. CE RISQUE EST INHÉRENT À TOUTE TRANSACTION ÉLECTRONIQUE ET TOUTE AUTRE FORME DE COMMUNICATION. PAR CONSÉQUENT, FLAIR RH NE PEUT GARANTIR QUE TELLE INFORMATION NE SERA JAMAIS INTERCEPTÉE OU VUE OU NE FERA JAMAIS L’OBJET D’AUTRES INCIDENTS. DES ÉVÉNEMENTS PEUVENT SURVENIR, AUX TERMES DESQUELS DES APPAREILS OU SYSTÈMES PEUVENT ÊTRE ACCÉDÉS OU CONTRÔLÉS PAR DES PERSONNES NON-AUTORISÉES, ET DES COMMUNICATIONS ET INVITATIONS INDÉSIRABLES PEUVENT ÊTRE REÇUES. ADVENANT QU’UN CLIENT OU QU’UNE PERSONNE REÇOIVE UNE COMMUNICATION QUI SEMBLE PROVENIR DE FLAIR RH DEMANDANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, ALORS TEL CLIENT OU TELLE PERSONNE DOIT S’ABSTENIR DE RÉPONDRE À CES COMMUNICATIONS. FLAIR RH NE DEMANDERA PAS DES INFORMATIONS (FINANCIÈRES OU AUTRES INFORMATIONS SENSIBLES) DE CETTE FAÇON. DANS L’ÉVENTUALITÉ OÙ UN CLIENT OU UNE PERSONNE AVAIT COMMUNIQUÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN RÉPONSE À UN COURRIEL, À UNE FENÊTRE FLASH OU À UN SITE WEB SUSPECT PRÉTENDANT ÊTRE AFFILIÉ AVEC FLAIR RH OU SI L’UN DES ÉVÉNEMENTS PRÉCÉDENTS SE MATÉRIALISE, ALORS IL FAUDRA CONTACTER FLAIR RH IMMÉDIATEMENT.
6.2.2 Mesures à mettre en œuvre : Les Clients reconnaissent et conviennent (en leur nom et en celui de leurs Personnes autorisées) : être responsables de la mise en œuvre de et de la pleine conformité avec toutes les mesures, les procédés et les protections de sécurité (physiques, électroniques, technologiques, organisationnels, contractuels et autres), afin de préserver la confidentialité de toute information reçue ou échangée.
7. SITES INTERNET DE TIERS
Advenant que des liens vers des sites Internet de tiers soient fournis sur le Site public, alors toute personne accédant à ces sites Internet de tiers doit garder en tête que ces sites fonctionnent de manière indépendante et sont soumis à des conditions d’utilisation et à des règles de confidentialité qui leur sont propres. Il est fortement recommandé à toute personne, lorsqu’applicable, de réviser les conditions d’utilisation et les politiques propres à ces sites Internet de tiers, FLAIR RH n’étant pas responsable du contenu ou des pratiques de ces sites Internet.
8. ACCÈS, CORRECTION ET SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
8.1 Demande du Client et des Employés
Conformément aux lois applicables, tout Client peut accéder ou corriger des Renseignements personnels recueillis par FLAIR RH dans le cadre des Services fournis, notamment à des fins de facturation, de maintien de la relation d’affaires, de publicité ou autres. Il est important que les renseignements personnels que FLAIR RH détient au sujet de ses Clients soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés de toute modification nécessaire à faire à vos renseignements personnels.
FLAIR RH déploiera des mesures afin de ne pas conserver les Renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour offrir les Services, sujet à ses obligations légales ou sous réserve de ses droits prévus aux lois applicables. À la demande d’un Client, FLAIR RH supprimera tous les Renseignements personnels détenus en lien avec celui-ci, incluant ceux de ses Employés pouvant être conservés par FLAIR RH. À cet égard et au besoin, le Client est responsable de s’assurer que toute copie appropriée des Renseignements personnels des Employés (et de toute autre information, le cas échéant) soit sauvegardée.
Advenant qu’un Employé actif ou un ancien Employé d’un Client souhaite avoir accès à ses Renseignements personnels obtenus par FLAIR RH dans le cadre des Services fournis au Client, celui-ci devra s’adresser directement au Client concerné, lequel aura la responsabilité de traiter la demande d’accès conformément aux lois applicables. Si un Employé contacte FLAIR RH à propos de ses Renseignements personnels, FLAIR RH redirigera l’Employé vers le Client.
Dans certains cas, les lois applicables peuvent obliger FLAIR RH à refuser de donner accès à un Client ou Employé à une partie ou à la totalité des Renseignements personnels détenus à son sujet, ou qui peuvent avoir été détruits, effacés ou rendus anonymes conformément aux obligations légales de conservation des dossiers et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Si FLAIR RH n’est pas en mesure de donner accès à ses renseignements personnels à un Client ou Employé, FLAIR RH informera celui-ci des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire. Ces restrictions peuvent inclure, par exemple, l’implication d’informations sur une autre personne qui révéleraient ses renseignements personnels ou des informations commerciales confidentielles, ou des informations difficiles à obtenir et dont le coût d’obtention serait prohibitif.
8.2 Demandes des Candidats et des Visiteurs
Dans l’éventualité où un Candidat a communiqué ses Renseignements personnels à FLAIR RH dans le cadre d’une Offre d’emploi administrée directement par FLAIR RH, sur le Site Web ou sur une autre plateforme, ou encore si des Renseignements personnels à l’égard d’un Visiteur ont été recueillis par FLAIR RH, et que ce Candidat ou Visiteur, selon le cas, veut consulter, mettre à jour ou faire supprimer ses Renseignements personnels recueillis, celui-ci pourra s’adresser à FLAIR RH à ce sujet, en utilisant les coordonnées indiquées au bas de cette Politique de confidentialité. Il se peut que FLAIR RH n’accepte pas une demande de modification des renseignements s’il y a lieu de penser que la modification violerait une loi ou une exigence légale ou donnerait lieu à des informations incorrectes dans leurs dossiers.
Avant de donner accès, fournir ou effectuer un changement demandé à l’égard de Renseignements personnels conservés, FLAIR RH peut demander du Candidat ou Visiteur, le cas échéant, des informations afin de confirmer l’identité de celui-ci ainsi que son droit d’accès à ces renseignements. Dans certains cas, les lois applicables peuvent obliger FLAIR RH à refuser de donner accès à une partie ou à la totalité des Renseignements personnels détenus à leur sujet, ou que FLAIR RH peut avoir détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à leurs obligations légales de conservation des dossiers et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Si la suppression de Renseignements personnels est demandée par le Candidat ou le Visiteur, FLAIR RH ne sera peut-être pas en mesure de fournir certains services. Les conséquences de la suppression de Renseignements personnels seront expliquées à la Personne une fois la demande reçue, afin de l’aider dans sa décision.
Si FLAIR RH n’est pas en mesure de donner accès à une Personne à ses Renseignements personnels, cette Personne sera informée des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire. Ces restrictions peuvent inclure, par exemple, l’implication d’informations sur une autre personne qui révéleraient ses renseignements personnels ou des informations commerciales confidentielles, ou des informations difficiles à obtenir et dont le coût d’obtention serait prohibitif.
8.3 Retrait du consentement
FLAIR RH peut communiquer avec tout Client, Candidat ou Visiteur à des fins promotionnelles et de marketing. En règle générale, FLAIR RH optera pour les mêmes moyens de communication que ceux choisis par tel Client, Candidat ou Visiteur pour contacter FLAIR RH, ou ceux que le Client, Candidat ou Visiteur aura spécifié. Advenant que tout destinataire souhaite être retiré d’une (ou de plusieurs) liste promotionnelle de FLAIR RH, tel destinataire doit cliquer sur le mécanisme de désabonnement prévu au bas de chaque courriel ou simplement répondre à ce courriel avec le mot « Arrêt » ou « Désabonnement ».
9. MODIFICATIONS À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
FLAIR RH se réserve le droit de changer ou de modifier cette Politique de confidentialité de temps à autre. Tout changement substantiel sera porté à l’attention des Clients, Candidats et Visiteurs ou autres Personnes avant qu’il ne prenne effet via une bannière web ou par tout autre moyen. Par la suite, la Politique de confidentialité ainsi mise à jour sera rendue disponible et facilement accessible. Une version mise à jour de cette Politique de confidentialité sera aussi publiée chaque fois qu’une modification mineure y est apportée. Toute personne peut savoir si cette Politique de confidentialité a changé en regardant la date d’entrée en vigueur apparaissant dans le haut de celle-ci. FLAIR RH recommande que cette Politique de confidentialité soit révisée périodiquement afin d’être au fait des pratiques actuelles de FLAIR RH, puisque l’utilisation continue des Services et/ou du Site public sera réputée constituer une acceptation de tout amendement à la présente politique. Si un Client ou toute autre personne, selon le cas, est en désaccord avec les amendements apportés à cette Politique de confidentialité ou à certaines modalités et conditions applicables, alors tel Client, Candidat, Visiteur ou telle personne doit cesser immédiatement d’accéder ou d’utiliser les Services et/ou le Site public.
10. NOUS CONTACTER
Toute question et tout commentaire concernant cette Politique de confidentialité, ainsi que toute demande faite en lien avec celle-ci doivent être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Info@FlairRH.ca
Les demandes et les requêtes formulées seront traitées le plus rapidement possible.
Date de la dernière révision Avril 2024
